Comunicação síncrona e assíncrona: o que é e como usar no modelo de trabalho remoto

No home office, estar online não quer dizer estar disponível. Entenda o que é comunicação síncrona e assíncrona e como usar cada uma no trabalho à distância

A consolidação do trabalho em home office, uma realidade em muitas empresas, e a vida em um mundo cada vez mais dinâmico e conectado mostraram que uma comunicação eficiente é peça fundamental para manter bons relacionamentos (tanto pessoais quanto profissionais) e os negócios girando. Mesmo depois de quase dois anos com equipes atuando à distância, bastante gente ainda está se adaptando à rotina e aos desafios que surgiram com o trabalho remoto, e muitos já perceberam que grande parte dos problemas de saúde física e mental, como estresse, ansiedade e fadiga, resultam das dificuldades de comunicação dentro dos times e com clientes.

Entender as regras da comunicação do trabalho em casa começa sabendo as diferenças entre comunicação síncrona e assíncrona. A primeira é a comunicação em tempo real, utilizada em ligações telefônicas, videochamadas e videoconferências, aulas e reuniões presenciais ou online ao vivo. A comunicação assíncrona é aquela em que a interação não é imediata, não se dá em tempo real – por exemplo, em e-mails, chats de texto, SMS e cartas. Aplicativos de mensagens como o Whatsapp, um dos mais utilizados para conectar os profissionais, são uma ferramenta de comunicação assíncrona, embora muita gente use esperando interação instantânea, cobrando resposta rápida ou ficando ansioso quando não vem em minutos.   

No home office os dois modelos de comunicação são necessários, não existe um melhor do que o outro. O que se espera é que os profissionais recorrem a cada um de acordo com a demanda, a urgência e, claro, o alinhamento do time. O que se observa, no entanto, é que a falta de definição e limites em relação à comunicação no trabalho é um dos principais fatores por que tanta gente está se sentindo exausta, desmotivada e improdutiva. Para muitos a sensação é de que o expediente remoto não tem começo nem fim, trabalha-se muito mais horas do que deveria e fica difícil organizar pausas e incluir outras atividades que não profissionais no dia a dia.

Para criar uma comunicação eficiente entre as equipes é importantes estar atento a algumas boas práticas no dia a dia: 

1 – No whatsapp e outros aplicativos de troca de mensagens, estar online não quer dizer estar disponível. Pode ser que a pessoa esteja ocupada no momento, aquele assunto não seja prioridade ou que ela simplesmente prefira responder mais tarde. Combinar com todos o modo mais conveniente de usar esse tipo de ferramenta evita erros e excessos.

2 – Ainda no Whatsapp, é preciso respeitar o horário do expediente na hora de enviar mensagens sobre assuntos de trabalho. A menos que combinado com todos que isso não é um problema, pode ser invasivo e causar incômodo, ainda que a pessoa não precise responder na hora.

3 – Seja direto. Tanto em mensagens síncronas (telefone) quanto assíncronas (SMS, Whatsapp), quanto mais objetivo e claro você for, maior a chance de receber respostas assertivas. Na comunicação por email ou outro formato assíncrono, mais lenta, é importante que o texto enviado não gere dúvidas ou erros que possam atrasar o andamento ou a qualidade do trabalho.

4 – Se for urgente ou essencial, telefone ou faça uma videochamada. Evite mandar Whatsapp ou email cobrando urgência, afinal pode ser que a pessoa apenas não esteja disponível nesses meios naquele momento. 

5 – A distância física pode aumentar a necessidade de interação e contato em tempo real, e provocar sensação de perda de controle de chefes sobre subordinados. Sanar esses efeitos marcando várias reuniões virtuais diárias não é garantia de manter a equipe próxima. O excesso de videoconferências, muitas delas desnecessárias, é uma das impressões mais comuns de quem se sente improdutivo no trabalho. Use esses encontros com planejamento e organização para não sobrecarregar as pessoas.

6 – Outro efeito do trabalho em isolamento é uma noção equivocada de que tudo parece urgente quando, na verdade, não é. É importante ter clareza sobre os parâmetros do que precisa ser resolvido na hora e o que pode esperar e ser enviado por email mais tarde para usar cada comunicação no momento adequado.